Styrande dokument

Kattförbundet SVERAK är en ideell organisation men är till viss del att betrakta som ett litet företag. Stadgar och regler gäller förstås men under årens gång har allt fler rutiner, arbetsbeskrivningar och anvisningar för verksamheten tillkommit och dessa finns samlade i olika styrande dokument – för de som arbetar i SVERAK och för efterkommande styrelser, förtroendevalda och anställda.

Målet är att det ska vara enkelt att hitta det avsnitt man önskar få klarhet i – och textinnehållet är ”levande” och förändras efterhand som förändringar sker av arbetssätt och funktioner.

I SVERAKs stadgar finns det reglerat sammansättning av förbundsstyrelse, disciplinnämnd, förtroendevalda revisorer, valberedning och övriga förtroendevalda samt övergripande funktioner för de olika posterna. I dessa styrande dokument upprepas en del av det som finns i stadgarna – samt mer utförlig information om de olika posterna, ekonomi med mera. Det finns ibland frågor om hantering och rutiner och det är inte alltid lätt att följa förändringens vindar – för det blåser hela tiden! Om du inte hittar svar på dina frågor på vår hemsida, i regelverket eller i detta styrandedokument – kontakta någon i förbundsstyrelsen eller på kansliet.

Styrande dokument för ...

Logga in till intern sida med styrelsehandlingar mm

När årsmötet inte är samlat är styrelsen SVERAKs beslutande organ och ansvarar för förbundets förvaltning. SVERAKs styrelse är underkastad årsmötets beslut.

Styrelsen består av

Post/funktionMandattidVal sker
Förbundsordförande2 årJämna år
Vice förbundsordförande2 årUdda år
Förbundsekonom2 årUdda år
Regelledamot2 årUdda år
Utställningsledamot 12 årUdda år
Utställningsledamot 22 årJämna år
Avels- och hälsoledamot 12 årUdda år
Avels- och hälsoledamot 22 årJämna år
Ledamot 12 årJämna år
Ledamot 22 årJämna år

Några av förbundsstyrelsen uppgifter

Även om SVERAKs styrelse är uppdelad i olika funktioner är hela styrelsen ansvarig för verksamheten (exempelvis ekonomi).

Några av förbundsstyrelsens uppgifter är att:

  • besluta i diverse olika ärenden och skrivelser inom verksamheten
  • förbereda SVERAKs årsmöte (besluta om årsmötesort, sända kallelse, sammanställa och sända årsmöteshandlingar med mera)
  • agera arbetsgivare för anställd personal (se även förbundsordförande)
  • ansvara för tidning och webbsida (se även förbundsordförande)
  • representera förbundet gentemot media och allmänhet (se även PR-ledamot)
  • diskutera och besluta i avtalsfrågor med samarbetspartners (se även styrelsens AU)
  • besvara remisser från myndigheter
  • tillsätta poster i referens-, samarbets- och arbetsgrupper.

Den verksamhetsplan som godkänts av SVERAKs årsmöte är ett arbetsunderlag vid varje styrelsemöte under gällande verksamhetsår. [beslut SVERAKs styrelsemöte nr 5/06]

Styrelsens konstituering

Arbetsgivarkontakt: Förbundsordförandens roll är att agera arbetsgivarkontakt för frågor som rör anställd personal. AU är backup och support

Styrelsens AU, arbetsutskott: AU ska bestå av förbundsordförande, vice ordförande och förbundsekonom samt eventuellt ytterligare en person.

SVERAKs representant vid kontakter med samarbetspartners: Styrelsens AU är SVERAKs representant

Domarkontakt (för kontroll inför elevexamen mm): Styrelsens AU är domarkontakt.

(beslut SVERAKs styrelsemöte nr 7/07)

Styrelsens Arbetsutskott – AU

Styrelsens AU består av förbundsordförande, vice förbundsordförande samt förbundsekonom. Styrelsen beslutar i början av verksamhetsåret om ytterligare personer från förbundsstyrelsen ska ingå i styrelsens AU.

AU fattar beslut vid ”akuta” frågor, frågor och kontakt som rör extern PR, massmediakontakter, myndigheter och samarbetspartners samt frågor rörande personal och/eller ekonomi.

AUs beslut konfirmeras vid nästkommande styrelsemöte.

Arbetsrutin för styrelsens AU
(beslut SVERAKs styrelsemöte nr 6/13)

Det kan förekomma att någon i styrelsens AU antingen själv väcker fråga eller är part i mål i en fråga och därför inte kan delta i beslut. I sådant fall gäller följande arbetsrutin:

  • om en inom styrelsens AU är part i frågan ersätts denne person av styrelsens regelledamot
  • om två inom styrelsens AU är part i frågan överlämnas frågan till styrelsen.

Förbundsordförande

Förbundsordförande har en stor och viktig roll. Bland annat ska förbundsordförande:

  • ha det övergripande ansvaret för förbundets löpande verksamhet
  • vara firmatecknare för SVERAK
  • vara personalansvarig för anställd personal inom förbundet. Styrelsens AU är backup och support i denna roll
  • ansvara för att planera och leda styrelsens och kansliets arbete genom att
    • delegera och se till att alla har tydliga ansvarsområden och arbetsuppgifter
    • överskåda pågående projekt
  • kalla till förbundsstyrelsemöten
  • vara mötesordförande på förbundsstyrelsemöten
  • vara förbundets representant internt och externt gentemot sponsorer och samarbetspartners och myndigheter
  • vara förbundstidningens och webbplatsens ansvarige utgivare.

Vice förbundsordförande

Vice förbundsordförande träder in som mötesordförande och förbundsordförande om den ordinarie ordföranden är frånvarande.

Förbundsekonom

Alla ekonomiska händelser inom SVERAK ska dokumenteras. Förbundsekonomen ser till så att detta görs systematiskt. Löpande ekonomiska göromål (ex. vis bokföring, reskontra, fakturering, skatteinbetalning) sköts av ekonomiansvarig anställd på SVERAKs kansli.

Förbundsekonomen ska presentera månadsvisa ekonomiuppföljningar till styrelsen, samt halvårsvisa uppföljningar till medlemsklubbarna.

Förbundsekonomen ska kunna grunderna i bokföring och känna till bokföringslagen. Dessutom ska förbundsekonomen veta vilka skatter och avgifter som är aktuella för föreningen.

Förbundsekonomen ska upprätta årsbokslut som presenteras för årsmötet. Att upprätta bokslut betyder att förbundsekonomen sammanställer alla ekonomiska händelser i en resultat- och balansräkning för verksamhetsåret. Förbundsekonomen har kontakt med av SVERAK anlitat externt revisionsföretag under och vid årsbokslutet.

Förbundsekonomen ska sammanställa ett förslag till budget baserat på kommande års verksamhetsplan. Det är en prognos över hur föreningens pengar ska användas kommande verksamhetsår. Budgetförslaget baserar sig på föreningens förväntade utgifter och intäkter och på föreningens verksamhetsmål. Budgetförslaget fastställs av styrelsen och budgeten beslutas av årsmötet.

Då förbundsekonomen har teckningsrätt för SVERAK i ekonomiska frågor, attesteras löpande fakturor som inte förbundsordförande attesterar av förbundsekonomen. Ytterligare information finns i dokument med SVERAKs ekonomiska rutiner.

Förbundsekonomen håller reda på alla in- och utbetalningar och ser till att skatter, avgifter och deklarationer sköts i laga ordning. Detta sköts av ekonomiansvarig anställd på SVERAKs kansli men det är förbundsekonomens uppgift att kontrollera att detta sker och hela styrelsens ansvar.

Förbundsekonom är kontaktperson mot SVERAKs bank rörande bland annat placeringsalternativ och liknande.

Regelledamot

Enligt SVERAKs stadgar: Med inriktning mot bevakning av FIFes och SVERAKs regelverk samt att inför årsmötet bereda inkomna motioner.

I regelledamotens uppgifter ingår bland annat att:

  • bereda dispensansökningar inför styrelsebeslut
  • regelbundet se över regelverk och stadgar
  • bevaka nya lagar och förordningar som kan påverka SVERAKs regelverk och verksamhet
  • se till att SVERAKs regelverk och stadgar uppdateras efter beslut på FIFes generalförsamling och SVERAKs årsmöte. Detta arbete sker i samråd och samarbete med SVERAKs kansli
  • vara medlemmar behjälplig med motionsformulering inför SVERAKs årsmöte
  • sammanställa motionsluntan inför SVERAKs årsmöte
  • vara ett stöd rörande regelfrågor till
    • klubbar
    • kanslipersonal
    • disciplinnämnd
  • ha grundläggande kunskap om lagar och förordningar för att kunna hänvisa personer med mer komplexa frågor till lämplig instans.

Utställningsledamöter

SVERAKs tävlingsledamöters främsta uppgifter är att:

  • bistå klubbar och enskilda medlemmar i regeltolkningar och frågor som uppkommer gällande utställningsfrågor
  • besvara frågor och ärenden rörande utställningsverksamheten inkomna till SVERAKs styrelse
  • bistå arbetsgruppen för assistenter i deras arbete
  • vara drivande i förbundets utveckling av utställningsverksamheten
  • vara delaktiga i förbundets utveckling och förvaltning av utställningsprogram
  • vara representerad i grupper och projekt som rör utställningsverksamheten
  • tillsammans med regelledamoten bereda inkomna motioner som gäller utställningsverksamheten
  • lämna motioner gällande utställningsverksamheten om sådant behov finns
  • ansvara för arrangemanget prisutdelning till Årets Katt.

Avels- och hälsoledamöter

Med inriktning mot hälsoprogram och hälsofrågor för katt. SVERAKs avels- och hälsoledamöters främsta uppgifter är att:

  • hålla sig uppdaterad med aktuell information och forskning rörande avel och hälsa
  • hålla sig uppdaterad om gällande svensk lagstiftning rörande avel och hälsa
  • bistå klubbar och ägare av SVERAK-registrerade katter i regeltolkningar och frågor gällande avel och hälsa
  • besvara frågor och ärenden rörande avel och hälsa inkomna till SVERAKs styrelse
  • representera förbundet internt och externt i grupper och projekt som rör avel och hälsa
  • utvärdera inkomna hälsoresultat för eventuell revidering av hälsoprogram
  • utveckla och revidera hälsorelaterade blanketter
  • bereda motioner samt lämna motioner gällande avel och hälsa
  • tillhandahålla material till förbundets hemsida och tidning rörande avel och hälsa.

Ledamöter

Det finns två ledamöter i SVERAKs förbundsstyrelse. Dessa blir kallad till samtliga styrelsemöten och erhåller samma styrelsehandlingar som övriga ledamöter får.

Revisorernas uppgift

Revisorernas uppgift är att kontrollera och granska förbundsstyrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret.

Internrevisorerna får fortlöpande ta del av räkenskaperna, årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga styrelsehandlingar.

Granskning (internrevision) sker 2-4 gånger om året – oftast på SVERAKs kansli i Borås och i samband med ett styrelsemöte. Då granskas underlag i bokföringspärmar (att attestering och utbetalningar har skett enligt ekonomiska rutiner bland annat) och övrig ekonomi och ofta sker ett internt möte med delar av styrelsen för att reda ut och få svar på specifika frågor och projekt.

Vid verksamhetsårets slut – och efter ett sista revisionsmöte – skriver internrevisorerna en revisionsberättelse. Denna översänds till samtliga klubbar tillsammans med årsmöteshandlingar

Revisorer och valbarhet

SVERAKs förtroendevalda revisorer (internrevisorer) består av två ledamöter och en suppleant. Dessa väljs av SVERAKs årsmöte.

Internrevisorer är inte valbara till andra förtroendeposter inom SVERAK.

Extern revision

För den ekonomiska revisionen – granskning av bokslut, skattekonton, löneskatt, deklaration och liknande – anlitas en extern godkänd revisor. För närvarande anlitas revisionsbyrån KPMG.

Deltagande vid årsmöte

Deltagande vid SVERAKs årsmöte – läs mer i Ekonomirutiner till höger.

DN beslutar i disciplinärenden rörande SVERAK-verksamhet för enskild medlem i ansluten klubb. Uppdraget kan i perioder innebära mycket arbete med många skrivelser och underlag – och ibland frågor från berörda parter – och detta kan ta mycket tid i anspråk

DN består av

SVERAKs disciplinnämnd, DN, består av fem ledamöter. Dessa väljs av årsmötet. Ledamot i SVERAKs Disciplinnämnd ska ha varit aktiv inom SVERAK i minst fem år och får ej ha varit avstängd från SVERAK-verksamhet de senaste fem åren.

Efter val, gärna i samband med årsmötet, ska DN utse och meddela vald sammankallande.

Sammankallande är den inom DN som bland annat kallar till möte, skriver beslutsbrev och officiellt står som första kontaktperson.

Ledamot i DN får inte deltaga i ärende som berör egen klubb och dess enskilda medlemmar – även om handlingar och underlag erhålls.

Sammankallande i DN kallar oftast till telefonmöte och när beslut är fattat är det sammankallande som skriver beslutsbrevet.

”Klarläggande”/principbeslut om Beslut
  • DN ska vara tydlig i sin utformning av beslut och att de beslutshandlingar som inkommer enbart ska innehålla beslut och skäl till beslut (brott). Eventuella rekommendationer till styrelse ska sändas som separat handling. (SVERAKs styrelsemöte nr 8/04)
    • Principiellt: Styrelsen anser tre månaders avstängning är för kort tid som ”straff” för brott mot regelverket – en så kort tid är mer att betrakta som en ”varning”. (beslut SVERAKs styrelsemöte nr 4/10)
  • När DNs beslut om avstängning inkommit kansliet sänds detta endast till berörda parter. Beslutsbrev skickas först till den anmälde – därefter avvaktar SVERAKs kansli ett par dagar innan resterande berörda parter erhåller kopia av beslutsbrev.
  • DN-beslut om varning och avstängning sänds med ”snigelpost” till klubbar och förtroendevalda genom cirkulärutskick. Beslut kan sändas direkt och utan att vänta till överklagandetid passerats.
Klarläggande/tolkning vid Överklagan av DN-beslut

För att i möjligaste mån, mellan styrelsemöten, kunna påskynda eventuell överklagan av ett DN-beslut beslutades att styrelsens AU är en första ”granskingsinstans”. (beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13)

Klarläggande/tolkning om DN – Extern information om avstängningar

Disciplinnämnden har möjlighet att publicera disciplinära ärenden i förbundstidningen Våra Katter där det framgår bakgrund till ärendet och beslut som fattats – dock utan att namnge vem det berör. SVERAKs styrelse har inte för avsikt att publicera avstängningslistan vare sig i tidning eller på någon del av hemsidan utan den kommer, för att skydda enskilda berörda personer, att sändas till klubbarna med cirkulärutskick. Klubbarna får absolut inte publicera listan på webben och det är inte att rekommendera att den publiceras i annat forum, som exempel i klubbtidning.

Vid direkt fråga från ”utomstående” som undrar om person som är under disciplinär åtgärd får besked lämnas om detta faktum – dock utan bakgrundsinformation eller annan känslig information yppas. Denna policy gäller för att primärt skydda berörd person. (beslut SVERAKs årsmöte 2011)

Delvis reviderat beslut vid möte nr 8/14: Avstängningslista i sin helhet kommer inte att distribueras. Däremot är hantering av DNs beslut om avstängning oförändrad vilket innebär att dessa sänds ut kontinuerligt med cirkulärutskick per ”snigelpost”. Uppmaning från SVERAKs styrelse är att klubbarna arkiverar DNs beslut och att medlemsansvarig i klubben får ta del av dessa.

Verksamhetsberättelse

Vid verksamhetsårets slut ska DN inkomma med skriftlig verksamhetsberättelse.

Det är årsmötet som ”granskar” DNs arbete – men för att kunna göra denna granskning behöver DN tillställa årsmötet en utförlig verksamhetsberättelse [beslut SVERAKs årsmöte 2010].

Deltagande vid årsmöte

Deltagande vid SVERAKs årsmöte – läs mer under ekonomiska rutiner till höger.

Om VB

VB tillsätts av årsmötet. Dess uppdrag är att på nästa årsmöte ge förslag på en bra sammansatt förbundsstyrelse, revisorer och övriga funktionärer.

Det är viktigt att VBs ledamöter är väl förtrogna med SVERAKs organisation, struktur, arbete och kultur.

SVERAKs VB består av tre ledamöter. Efter val, gärna i samband med årsmötet, ska VB utse och meddela vald sammankallande. VB sammanträder när sammankallande eller minst halva antalet ledamöter så beslutar.

VB är inte underställd styrelsen. Den har sitt mandat direkt från SVERAKs årsmöte och rapporterar till detta. Uppdraget är dock begränsat till att föreslå kandidater. VB kan inte träffa avtal i SVERAKs namn, förhandla med kandidaterna om arvoden och dylikt.

Ett sätt att i god tid förbereda VB-arbetet kan vara:

  • Undersökning
    -börja arbetet tidigt – gärna tidigt under hösten och absolut senast tre månader före årsmötet –  
    • Diskutera med styrelsen och andra funktionärer för att få fakta, synpunkter och förslag. Glöm inte att fråga om framtidsplaner, kommande stadgeförändringar och liknande som kan leda till till nya behov eller på annat sätt kan påverka valen.
  • Analys av läget – tillfråga de förtroendevalda;
    • Vilka avgår? Vilka sitter kvar ytterligare något år? Vilka kandiderar igen?
    • Klargör vilka poster och funktioner som blir vakanta.
    • Fastställ kravprofiler. Vilka funktionärer kommer att behövas och vilka egenskaper och kompetenser behöver de som individer och som grupp?
  • Begär förslag på lämpliga kandidater genom att sända ”upprop” till klubbarna.
  • Kolla kandidater:
    • Gör en lista på alla föreslagna kandidater. Kontrollera att alla verkligen kandiderar. Intervjua kandidaterna vid behov.
    • Analysera kandidaternas styrkor och svagheter och jämför med kravprofilerna.
    • Välj ut de mest lämpliga. Se till att förslaget är balanserat. Skriv gärna en motivation för var och en av dem.
    • Det tillhör god sed att VB inte föreslår sig själv som kandidat. Skulle någon i VB komma i fråga som kandidat ska den personen genast lämna sitt uppdrag i VB.
  • VBs förslag till samtliga val inklusive presidium (årsmötesordförande, bisittare till årsmötesordförande, årsmötessekreterare, justerare och rösträknare) ska bifogas kallelsen till årsmötet. Läs mer

Val av valberedning – röstningsförfarande

beslut SVERAKs årsmöte 2010

Om det vid årsmötet finns fler än tre föreslagna – som tackar ja – som ledamot i VB:

  • Röstningsförfarandet till VB sker genom röstning med röstlappar där varje klubb lämnar förslag på tre ledamöter, anger röstetal och klubb.
  • Om färre än tre ledamöter nomineras noterar klubben tydligt med streck eller liknande för att förtydliga. Det är önskvärt – men inget krav – att klubbnamn ska anges på röstsedel.

Möte/deltagande i samband med SVERAKs årsmöte

I det fall personligt möte planeras under årsmöteshelgens fredag gäller att kallelse från sammankallande vara SVERAKs kansli tillhanda senast den 15 februari innevarande år.

Om minst hälften av ledamöterna deltar vid möte betalar SVERAK kost och resa till och med fredag kväll.

Deltagande vid SVERAKs årsmöte – läs mer under rubriken Ekonomirutiner till höger.

Förbundstidningen Våra Katter och tidningsredaktion

Denna text är hämtad från – och ersätter ”SVERAKs förbundstidning VÅRA KATTER – riktlinjer och policy”

Våra Katter ska upplevas som ”ett måste” för varje enskild medlem och kattintresserade överlag samt inte minst vara av stort intresse för medlemmar från andra organisationer.

Våra Katter – dess innehåll och kvalité ska vara så hög att alla medlemsklubbar är stolta att tidningen ingår i förbundets medlemsavgift.


Tidningens innehåll

Förbundets inriktning, mål, visioner och diskussioner ska speglas inom tidningens ramar och förhoppningsvis ge en känsla av större delaktighet. Dessutom ska tidningens inriktning vara fokuserad på våra medlemmars och deras enskilda medlemmars behov av information och kunskap om katt och vår organisation.

Tidningens innehåll kan bland annat omfatta:

  • förbundsinformation – bevakning om vad som händer inom SVERAK
  • kattens hälsa – aktuell forskning, nyheter, aktuella hälsofrågor, rapporter från föredrag och internationell bevakning
  • utställningar – inbjudningar, nyheter, aktuella händelser, regler mm
  • regional rapportering – klubbaktiviteter, utställningsbevakning genom regionala ombud, klubbar, redaktion
  • internationell bevakning – genom utländska tidningar och utställningar, domare och medlemmar i internationella kontakter
  • debattsidor och insändare – ska om möjligt besvaras och ska beröra aktuella saker, ska vara av sådan art att majoriteten av läsare förstår innebörden och får ej utpeka person på sådant sätt att förbundet kan ställas inför problem, såsom skadestånd.
    Debattsidor och insändare får skrivas under synonym (anonym) under förutsättning att redaktören har tillgång till skriftställarens namn, adress och telefonnummer.
    Vid förbundsfrågor bör styrelsens AU se fråga och svar
  • faktaartiklar – exempelvis raspresentationer, genetik (hälsoartiklar ingår inte i denna avdelning)
  • lättsamt – såsom bokrecensioner, berättelse/kåserier
  • annonser – kommersiella och icke-kommersiella.

Redaktör

Våra Katters redaktör är anställd av förbundet.

Redaktörens arbete ska koncentreras till sammanställning av material, layout och samarbete med tryckeri.

Redaktören lånar av SVERAK arbetsredskap (dator, skrivare, scanner, CD-brännare, mjukvara, kamera, fax) och erhåller ett telefonabonnemang för tjänstesamtal.

Tidningen ska lämnas till tryckeriet i tryckfärdig version som post script fil (eller av annat, av tryckeriet godkänt, filformat). Arkivkopia (CD/DVD) av utgivna tidningar sänds kontinuerligt till kansliet.

Redaktören ansvarar för balans mellan redaktionellt material och annonser.


Tidningsredaktion

Styrelsen utser, i samråd med redaktören, en redaktionskommitté med minst tre ledamöter – utöver Våra Katters redaktör som är en given ledamot i redaktionen.

Redaktionen ska ha vidöppna ögon och öron mot ”kattvärlden” – inom och utanför SVERAK. Genom att tillhandahålla idéer och eget material, genom att vara visionärer och följa med i förbundets utveckling utgör redaktionen en viktig del av tidningens framtagning. Samtidigt ska redaktionen vara redaktören behjälplig med textredigering och liknande.

Tidningsredaktionen tar i samråd med SVERAKs styrelse årligen fram teman för nästkommande år av Våra Katter.

Styrelsens representant i redaktionen ”tar med sig” aktuella och intressanta projekt, händelser och event) och information från förtroendevalda och kansli. Självklar kommunikation ska råda mellan tidningsredaktion och förtroendevalda.


SVERAKs kansli

SVERAKs kansli tillhandahåller utställningsinbjudningar, sidor över förtroendevalda och klubbar, nya stamnamn och diplomerade uppfödare – därmed råder en självklar kommunikation och dialog mellan kansliet och redaktör/redaktion.

SVERAKs kansli tar i samråd med tidningsredaktionen fram hålltider för nästkommande år av Våra Katter. SVERAKs kansli översänder slutliga hålltider till tryckeriet.


Korrektur

Förbundstidningen skickas till SVERAKs ordförande eller, om ordförande har förhinder och i god tid aviserat detta, till vice ordförande som korrekturläser det färdiga materialet.


Annonser

Lista över bokade annonser sammanställs och översänds till redaktören och/eller utsedd person i enlighet med hålldatum samt till SVERAKs kansli.

Redaktionskommittén erhåller totalt två helsidor utan kostnad att fördela internt. Överstiger antalet annonser dessa två helsidor utgår vanlig annonskostnad.

Avtal är tecknat med fotograf Eivor Rasehorn – som erhåller ¼-annons utan kostnad i julnumret av Våra Katter.

Eventuell kommersiell annonsförsäljare erhåller ¼-annons i varje nummer för annonsreklam till tidningen.


Ekonomi

Förbundstidningens redaktör är anställd. Såvida inte avtalet sägs upp av någondera parten senast sex månader före avtalstidens utgång, förlängs detsamma med ett år i taget. Redaktören erhåller redaktörsarvode efter varje distribuerat nummer av tidningen i samband med ordinarie lönekörning.

Arvode till redaktionen regleras enligt SVERAKs årsmötesbeslut och fördelas inom Våra Katters redaktion inför arvodesfördelning i slutet av mars månad.

Arvode/ersättning till skribenter, fotograf mfl (som ej är medlemmar i redaktionen) äskas via SVERAKs styrelse, i enlighet med beslut tagna vid SVERAKs årsmöte eller vid styrelsemöte.

Utöver detta kan det finnas en buffert, fastställd av SVERAKs styrelse, för inköp av annat material (specialartiklar).

Styrelsens AU behöver endast kontaktas om sidoantalet för redaktionellt material (dvs bortsett från omslag och kommersiella annonser) överstiger 56 sidor.

Projekt

Projekt är en temporär satsning för att framställa något – och några av kriterierna är att:

  • projekt har ett bestämt mål – att projektet syftar till att ta fram någonting, att det ska producera ett slutresultat. Slutresultatet kan vara konkret, till exempel en ny produkt för ett företag, ett nytt IT-system. Slutresultatet kan även vara mer abstrakt som en organisationsändring eller en tjänst
  • projekt har en viss varaktighet med ett startdatum och ett slut och ska ha specifika krav när det gäller tid, kostnad och måluppfyllelse.

Verksamhet som bedrivs i projektform (och därmed har ett definierbart mål) hanteras av projektgrupper som styrelsen tillsätter.

Det har sedan några år tillbaka funnits flera projekt – varav flera IT-projekt.

Projektgrupperna kan bestå av förtroendevalda och kanslipersonal såväl som frivilliga.


IT-styrgrupp

IT-styrgruppen utses inom förbundsstyrelsen. I gruppen ingår personer som har en stor kunskap av olika IT-system och är insatt i olika program och datorsystem.

IT-styrgruppen:

  • deltar vid möten med SVERAKs data leverantörer
  • granskar och godkänner den nyutveckling som behöver göras för att hålla förbundets dataprogram uppdaterade enligt gällande regelverk
  • är ett stöd för arbetsgrupper som avser IT
  • föreslår hur förbundet ska arbeta vidare med systemutveckling.

Personuppgiftsombud

Ett personuppgiftsombud är en person som ser till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt inom den egna organisationen.

Personuppgiftsombud har under de senaste åren utsetts inom förbundsstyrelsen, men detta är inte något krav.

Det finns inte heller några särskilda regler för vilka kunskaper man som personuppgiftsombud måste ha. Man behöver däremot sätta sig in i person-uppgiftslagens regler och hur personuppgifter behandlas hos den personuppgiftsansvarige. Datainspektionen hjälper till med stöd och råd och anordnar kurser om personuppgiftslagen.

Aktuell uppgift

Det är viktigt att SVERAK har korrekta uppgifter för förtroendevalda i Sesam, i Våra Katter och på hemsidan.

Glöm inte bort att meddela ändring. Byter du bank och/eller kontonummer för utbetalning av ersättning? Meddela ändring snarast till SVERAKs kansli, Moa Stamholt.

Att arbeta ideellt inom SVERAK är stimulerande och roligt även om det ibland kan vara betungande och många timmar av fritiden läggs till att förbereda och engagera sig i förbundets många frågor.

Det ställs en del krav när man är förtroendeval; man ska vara medveten om att det förekommer möten, man ska ta del av handlingar och skrivelser som inkommer, man ska vara och bli insatt i SVERAKs verksamhet, man kommer att fatta beslut av olika slag och så vidare.

Vem kan bli förtroendevald i SVERAK?

Det är kattklubbarna som bestämmer vem som ska vara förtroendevalda inom SVERAK och detta sker genom val vid SVERAKs årsmöte.

SVERAK-klubbar lämnar namnförslag till SVERAKs valberedning, VB som sammanställer lista och förslag till olika poster.

I princip kan alltså vem som helst som är huvud- eller familjemedlem i en SVERAK-ansluten klubb samt boende och verksam i Sverige vara valbar – men några undantag, ytterligare krav och villkor finns:

  • ledamot i SVERAKs Disciplinnämnd ska ha varit aktiv inom SVERAK i minst fem år och får inte ha varit avstängd från SVERAK-verksamhet de senaste fem åren
  • revisor och revisorsuppleant är inte valbara till andra förtroendeposter.
  • anställd av förbundet (kanslipersonal, tidningsredaktör) är inte valbar till förtroendepost.
  • förtroendevald i SVERAKs styrelse får inte samtidigt ha ett arbetstagarförhållande inom förbundet (som anställd eller uppdragstagare)

Samtliga förtroendevalda och anställda inom förbundet har tystnadsplikt.

Sekretessen gäller alla som är verksamma i förbundet, till exempel anställda och förtroendevalda – alla har tystnadsplikt och den gäller hela livet. Den upphör alltså inte för att anställning eller förtroendeuppdrag inom Kattförbundet SVERAK upphör. Tystnadsplikten gäller hela livet!

Anställd, förtroendevald eller person som på annat sätt deltar i SVERAKs verksamhet får i vissa fall inblick i enskilda människors personliga och/eller arbetsrättsliga villkor.

För att ett gott arbete ska kunna bedrivas inom SVERAK krävs att medlemmarna, enskilda berörda personer, anställda och förtroendevalda har förtroende för verksamheten. De måste kunna lita på att uppgifter inte lämnas till obehöriga och att uppgifter och handlingar som rör deras förhållanden inte lämnas ut till andra än dem som har sådana arbetsuppgifter att de måste ha tillgång till uppgifterna eller handlingarna.

Utgångspunkten i sekretessen är att personliga uppgifter inte får föras vidare om det på något sätt skulle kunna skada den anställde eller en nära anhörig att uppgifterna kom ut.

Vid ärenden som behandlas vid styrelsemöten är protokollfört beslut officiellt – inte bakgrund eller diskussioner som föranlett beslutet. Detta för att berörda parter i ärendet samt beslutsfattare ska skyddas. Även sådant som rör SVERAKs affärer, anställdas förhållanden m.m. kan vara belagt med tystnadsplikt.

Utgående skrivelser

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 7/07

Enligt vedertagna rutiner ska samtliga handlingar, som är av sådan dignitet att de blir föremål till beslut eller som refereras till i ett protokoll, vara diarieförda. I protokoll ska ärendets diarienummer anges.

Enligt SVERAKs stadgar ska samtliga svar tillställas berörd part skriftligt för att vara giltigt. Enligt vedertagna rutiner ska samtliga avgående skrivelser sändas till SVERAKs kansli för diarieföring.

Utgående skrivelser som brev skrivs på SVERAKs brevpapper (med officiell adress som sidfot). I brevet ska referens till ärendets diarienummer tydligt framgå.

Utgående skrivelser som e-post sänds alltid med kopia till sverak@sverak.se och referens till ärendets diarienummer ska tydligt framgå.

All korrespondens till FIFe sänds via kansliet. FIFes sekreterare godtar inte handlingar som sänds från annan avsändaradress än från SVERAKs officiella (mao kansliet).


Diarieföring

Det är viktigt att handlingar är diarieförda. Det är kansliet som diarieför och det är på kansliet som förbundets historik förvaras.

Samtliga handlingar/skrivelser som inkommer SVERAKs kansli diarieförs alltså (registreras med ett unikt ärendenummer).

Den 1 januari 1996 startades ett ”nytt” diarie vilket innebar att ett ärende får samma diarienummer från start till slut. Diarienumret består i grunden av tre delar; ankomstår – avdelning – löpnummer.

Det innebär att det kan inkomma handling 2010 som erhåller exempelvis diarienummer 07-10-17:10. I exemplet ankom grundhandlingen 2007 och skrevs in i diariet första gången. Grundhandlingen erhåller inget kolonnummer medan däremot nästa handling i ärendet erhåller :2, handlingen därefter :3 och så vidare. I ovanstående exempel har det inkommit 9 handlingar efter ”starthandling”.

Genom att diarieföra på detta sätt kan man följa ett ärende och på ett enkelt se gången i det och vid behov enklare ta fram samtliga handlingar i det. Blir det ”hål” i denna kolonserie ger det en missvisande bild av hantering.


E-posthantering

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 8/05

Samma e-postfråga sänds ibland till flera instanser utan att först gå via kansliet, vilket kan medföra att flera olika personer i styrelse har fått den ovetande om att även andra erhållit identisk fråga.

Alla handlingar ska alltid skickas till kansliet för kännedom.


Avtal inom förbundet

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 5/06

Avtal med externa parter vid arrangemang i SVERAKs regi ska vara skriftliga och överenskomna i förväg. För förbundets del undertecknas avtalen av någon av förbundets teckningsberättigade personer (förbundsordförande och förbundsekonom).


Dispensärenden av Jordbruksverket

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13

Jordbruksverket har beviljat skriftlig dispens:

  • kansliet diarieför ärendet och besvarar frågeställaren direkt att dispens är beviljad enlighet med Jordbruksverkets beslut
  • styrelsen informeras vid nästkommande möte genom att dnr och ärendets art noteras under punkten ”Konfirmering av AU- och e-postbeslut.”

Övriga dispensärenden

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13

  • Regelledamot får diarieförd dispensansökan via SVERAKs kansli
  • Regelledamot avgör vem i styrelsen (eller hela) som ska vara till hjälp för beredning
  • Efter beredning sammanställer regelledamot förslag till beslut och sänder detta till styrelsen (kopia SVERAKs kansli)
  • Styrelseledamot har angivet antal dagar att lämna synpunkter på dispensärendet. Uteblivet svar är att betrakta som acceptans på förslag till beslut
  • Slutligt svar sänds till SVERAKs kansli som distribuerar besked till frågeställaren
  • E-postbeslutet konfirmeras vid nästkommande styrelsemöte.

Förtroendevalds besked om entledigande

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 2/05

Kutym har alltid varit att vid entledigande ska undertecknat besked inkomma till förbundet men när detta inte sker uppstår problem att hantera situationen och kan orsaka arbetsproblem inom styrelse. Styrelsen tar då skriftlig kontakt med berörd person.

Sker ingen respons inom rimlig tid efter första brevet sänds ytterligare brev, denna gång med mottagningsbevis. Status i ärendet sänds till nästkommande styrelsemöte för beslut om berörd person ska betraktas som entledigad.

Dessa ekonomirutiner antogs vid SVERAKs styrelsemöte nr 3/18 den 9 september 

Kattförbundet SVERAK är en ideell förening som förvaltar anslutna klubbars medel – det är därför viktigt att alla känner sitt ansvar och hjälper till att hålla kostnader och utlägg så låga som möjligt!

Förbundsekonomen ska alltid involveras i frågor som är av ekonomisk natur oavsett om denne är involverad i arbetsgrupp, projekt eller liknande. [styr.möte nr 2/10]


1. SVERAKs ekonomi

Kattförbundet SVERAK är en ideell förening som förvaltar anslutna klubbars medel – det är därför viktigt att alla känner sitt ansvar och hjälper till att hålla kostnader och utlägg så låga som möjligt!

Förbundsekonomen ska alltid involveras i frågor som är av ekonomisk natur oavsett om denne är involverad i arbetsgrupp, projekt eller liknande. [styr.möte nr 2/10]

Budget och budgetförslag
Förbundsekonomen sammanställer budgetförslag utgående från de av styrelsen presenterade verksamhetsplanerna samt projektidéer och presenterar därefter budgetförslaget för styrelsen. Det totala budgetäskandet presenteras för SVERAKs årsmöte för beslut.

I det fall budgeterade medel inte anses räcka kan äskande av extra anslag ske. Detta sker skriftligen till SVERAKs styrelse med specificerat underlag där skäl till äskandet anges.


2. Offerter, inköp och attesträtt

Upprepade och återkommande beställningar görs hos tidigare vald leverantör för de fall inga prisstegringar aviserats och leveranserna fungerat bra – ingen ny upphandling behöver genomföras.

Gåvor
Värde för julgåva eller minnesgåva till anställd personal gäller i enlighet med Skatteverkets regler rörande skattefria gåvor.

Offert och inköp
Offerter och inköp ska i möjligaste mån hanteras av kansliet.

Beställning av material, tjänster eller inköp inom förbundet om maximalt 10 000 kr ska godkännas i förväg av ordförande och/eller ekonom. Undantag: Se kanslianställdas attesträtt

Vid inköp överstigande 10 000 kr, ska minst tre skriftliga offerter/ prisuppgifter tas in för beslut av SVERAKs styrelse (katalogpriser kan godkännas).

Katalogprisuppgifter är fullt tillräckligt som offert vid inköp av kontorsdataprogram och liknande. [styr.möte nr 4/04]

Attesträtt
Ordförande och/eller ekonom attesterar utbetalningsunderlag samt fakturor som avser hotell, restaurang och/eller resor. Attestering kan ske via e-post. [styr.möte 7/10]

För utbetalning via internet har förbundsekonom full attesträtt.

Kanslianställd med ekonomi- och löneansvar äger rätt att köpa in förbrukningsmaterial till kansliet samt för löpande verksamhet som t.ex. utbildningar eller andra sammankomster, inklusive styrelsemöten till en summa av maximalt 10 000 kr per inköpstillfälle. Denne äger även rätt att attestera och beordra utbetalning av ”löpande” fakturor (såsom hyra, skatter, allmänna tryckkostnader, telefon, betalning till FIFe och liknande) samt efter attest av ordförande eller ekonom beordra utbetalning av lön, arvode och ersättningsutbetalning. För betalning via internet har anställd som ekonomi- och löneansvarig full attesträtt.

Kanslianställd stambokförare äger rätt att attestera och begära återbetalning rörande stamnamn och stamtavlor.

Kanslianställd med utställningsansvar äger rätt att attestera och begära återbetalning rörande transportfakturor samt övriga ut- och återbetalningar rörande utställningsverksamhet. Denne får besluta om maximalt 5 000 kronor per tillfälle vid högts fyra tillfällen per år för reparation och inköp av förbrukningsmaterial och/eller förbrukningsinventarier till burpoolen (spännband, buntband, pallyft och liknande).


3. Resa för uppdrag inom SVERAK

Resa för uppdrag inom SVERAK ska genomföras på det för förbundet gynnsammaste sättet.

För resa med egen och privat bil utgår ersättning enligt Skatte-verkets regler för bilersättning med skattefritt schablonbelopp. Förbundet uppmanar till att i möjligaste mån samåka.

Biljettbokning kan göras av den resande själv, kopia av biljettbekräftelse skickas till SVERAKs kansli i anslutning till beställning. Om den resande väljer ett dyrare resealternativ, får denne betala mellanskillnaden själv.

Flyg kan väljas som alternativ om kostnaden understiger motsvarande kostnad för bil och/eller tåg eller om avståndet överstiger 50 mil.


4. Kostnadsersättning/kompensation

Originalkvitto ska bifogas blankett som används som utbetalningsunderlag. Vid restaurangbesök eller inköp till möte ska det på kvittot noteras skäl till representation/möte samt förteckning över deltagare.

Utlägg för (inom rimlig summa) fika/mat på väg till, från och under SVERAKs styrelsemöte eller annat SVERAK-uppdrag bekostas av förbundet.

Förbundet bekostar huvudrätt (inom rimlig summa), lättöl/vatten samt kaffe.

För att kompensera förlorad arbetsinkomst (vardag) utgår ersättning kallad heldagsersättning (1500 kr) och halvdagsersättning (750 kr) när uppdrag sker efter beslut av styrelsen eller styrelsens AU. [reviderad styr.möte 2/16].

Rätt till halv-/heldagsersättning gäller för styrelseledamot vid deltagande vid styrelsemöte fredagen före SVERAKs årsmöte [styrelsebeslut nr 2/09].


5. Funktionärsarvode

Verksamhetsåret avser perioden mellan ordinarie årsmöten och arvoden och ersättningar gäller från årsmöte till årsmöte [principbeslut 1983].

Funktionärsarvode utbetalas efter verksamhetsårets slut (vanligtvis under mars månad).


6. Utbetalning och förskott

För ändamålet avsedd blankett används som utbetalningsunderlag och sänds till SVERAKs kansli f.v.b. för attest.

Utbetalning av lön, arvode och ersättning sker vanligtvis den 24:e varje månad.

Kostnadsersättning
Betalningsunderlag ska ha inkommit till kansliet inom tre månader efter avhållen resa/aktivitet. Om betalningsunderlag inkommer senare än tre månader efter avhållen resa/aktivitet kan utbetalning ske först efter styrelsebeslut.

Generellt gäller att räkning som inkommer senare än sex månader efter avhållen resa/ aktivitet ej beaktas.

Förskott
Förskott kan erhållas för kostnader där det kan föreligga svårigheter att få erlägga betalning mot faktura. Redovisning av förskott ska ske inom 30 dagar efter slutfört uppdrag.


7. SVERAK-representation och uppdrag

Skriftliga rapporter och uppdragsbeskrivning
Det är av vikt att skriftliga rapporter inkommer från de personer som styrelsen utsett att representera i olika sammanhang.

För det fall SVERAK-funktionär representerar förbundet hos myndigheter och liknande instanser ska detta ske med uppdragsbeskrivning.

Generellt vid representation gäller:
SVERAKs styrelse beslutar och tilldelar uppdrag om representation.

Ersättning för resa och hotell utgår. Vid boende i dubbelrum (med en som ej är representant) utgår ersättning motsvarande enkelrum.

Representation under kattutställning (monterbemanning, SW och liknande)
Ersättning för mat utgår.

Om representant även agerar kattutställare bekostar förbundet hälften av uppkomna kostnader för resa, mat och hotell.

Förbundet betalar deltagande vid eventuell bankett vid SW.

SVERAKs representation vid FIFes Generalförsamling 
Domares representation/deltagande vid domarseminarium (i samband med FIFes Generalförsamling)
Traktamente (ersättning för mat) utgår enligt Skatteverkets regler. Förbundet betalar deltagande vid FIFes galamiddag.


8. Deltagande vid SVERAKs årsmöte

Om avstånd till årsmöte är mer än 20 mil betalas övernattning fredag-lördag för det fall att årsmötet startar lördag förmiddag.

Generellt betalar SVERAK kost, logi och resa för årsmöteshelgen för:

  • Förbundsstyrelse
  • Ordinarie förtroendevalda revisorer
  • Revisorsuppleant – förutsatt att revisorsuppleanten inte är anmäld som delegat för klubb
  • Disciplinnämnd
  • Valberedningen – förutsatt att ledamot inte är anmäld som delegat för klubb
  • Anställd personal

Ekonomisk riktlinje [styr.möte nr 6/09]: Funktionärer, boende i samma stad där årsmötet äger rum, får själva välja om de vill ha bokat rum på hotellet eller om de väljer att ta exempelvis taxi till och från hotellet.

Årsmötesordförande, bisittare och sekreterare
För av årsmötet vald årsmötesordförande, bisittare och sekreterare betalar SVERAK kost den dag person agerar årsmötesfunktionär. Om samma person blir vald till uppdraget två dagar betalas övernattning (lördag till söndag).

Resan bokas och betalas av klubben om funktionär är årsmötes-delegat en av dagarna, i annat fall betalas resan av SVERAK.

error: Content is protected !!