- Kattförbundet SVERAK - http://www.sverak.se -

Ekonomirutiner inom SVERAK

Ekonomirutiner

Dessa ekonomirutiner antogs vid SVERAKs styrelsemöte nr 6/16 den 5 februari 2017


Kattförbundet SVERAK är en ideell förening som förvaltar anslutna klubbars medel – det är därför viktigt att alla känner sitt ansvar och hjälper till att hålla kostnader och utlägg så låga som möjligt!

Förbundsekonomen ska alltid involveras i frågor som är av ekonomisk natur oavsett om denne är involverad i arbetsgrupp, projekt eller liknande. [styr.möte nr 2/10]


1. SVERAKs ekonomi

Kattförbundet SVERAK är en ideell förening som förvaltar anslutna klubbars medel – det är därför viktigt att alla känner sitt ansvar och hjälper till att hålla kostnader och utlägg så låga som möjligt!

Förbundsekonomen ska alltid involveras i frågor som är av ekonomisk natur oavsett om denne är involverad i arbetsgrupp, projekt eller liknande. [styr.möte nr 2/10]

Budget och budgetförslag
Förbundsekonomen sammanställer budgetförslag utgående från de av styrelsen presenterade verksamhetsplanerna samt projektidéer och presenterar därefter budgetförslaget för styrelsen. Det totala budgetäskandet presenteras för SVERAKs årsmöte för beslut.

I det fall budgeterade medel inte anses räcka kan äskande av extra anslag ske. Detta sker skriftligen till SVERAKs styrelse med specificerat underlag där skäl till äskandet anges.


2. Offerter, inköp och attesträtt

Upprepade och återkommande beställningar görs hos tidigare vald leverantör för de fall inga prisstegringar aviserats och leveranserna fungerat bra - ingen ny upphandling behöver genomföras.

Gåvor
Värde för julgåva eller minnesgåva till anställd personal gäller i enlighet med Skatteverkets regler rörande skattefria gåvor.

Offert och inköp
Offerter och inköp ska i möjligaste mån hanteras av kansliet.

Beställning av material, tjänster eller inköp inom förbundet om maximalt 10 000 kr ska godkännas i förväg av ordförande och/eller ekonom. Undantag: Se kanslianställdas attesträtt

Vid inköp överstigande 10 000 kr, ska minst tre skriftliga offerter/ prisuppgifter tas in för beslut av SVERAKs styrelse (katalogpriser kan godkännas).

Katalogprisuppgifter är fullt tillräckligt som offert vid inköp av kontorsdataprogram och liknande. [styr.möte nr 4/04]

Attesträtt
Ordförande och/eller ekonom attesterar utbetalningsunderlag samt fakturor som avser hotell, restaurang och/eller resor. Attestering kan ske via e-post. [styr.möte 7/10]

För utbetalning via internet har förbundsekonom full attesträtt.

Kanslianställd med ekonomi- och löneansvar äger rätt att köpa in förbrukningsmaterial till kansliet till en summa av maximalt 10 000 kr per inköpstillfälle. Denne äger även rätt att attestera och beordra utbetalning av ”löpande” fakturor (såsom hyra, skatter, allmänna tryckkostnader, telefon, betalning till FIFe och liknande) samt efter attest av ordförande eller ekonom beordra utbetalning av lön, arvode och ersättningsutbetalning. För betalning via internet har anställd som ekonomi- och löneansvarig full attesträtt.

Kanslianställd stambokförare äger rätt att attestera och begära återbetalning rörande stamnamn och stamtavlor.

Kanslianställd med utställningsansvar äger rätt att attestera och begära återbetalning rörande transportfakturor samt övriga ut- och återbetalningar rörande utställningsverksamhet. Denne får besluta om maximalt 5 000 kronor per tillfälle vid högts fyra tillfällen per år för reparation och inköp av förbrukningsmaterial och/eller förbrukningsinventarier till burpoolen (spännband, buntband, pallyft och liknande).


3. Resa för uppdrag inom SVERAK

Resa för uppdrag inom SVERAK ska genomföras på det för förbundet gynnsammaste sättet.

För resa med egen och privat bil utgår ersättning enligt Skatte-verkets regler för bilersättning med skattefritt schablonbelopp. Förbundet uppmanar till att i möjligaste mån samåka.

Biljettbokning kan göras av den resande själv, kopia av biljettbekräftelse skickas till SVERAKs kansli i anslutning till beställning. Om den resande väljer ett dyrare resealternativ, får denne betala mellanskillnaden själv.

Flyg kan väljas som alternativ om kostnaden understiger motsvarande kostnad för bil och/eller tåg eller om avståndet överstiger 50 mil.


4. Kostnadsersättning/kompensation

Originalkvitto ska bifogas blankett som används som utbetalningsunderlag. Vid restaurangbesök eller inköp till möte ska det på kvittot noteras skäl till representation/möte samt förteckning över deltagare.

Utlägg för (inom rimlig summa) fika/mat på väg till, från och under SVERAKs styrelsemöte eller annat SVERAK-uppdrag bekostas av förbundet.

Förbundet bekostar huvudrätt (inom rimlig summa), lättöl/vatten samt kaffe.

För att kompensera förlorad arbetsinkomst (vardag) utgår ersättning kallad heldagsersättning (1500 kr) och halvdagsersättning (750 kr) när uppdrag sker efter beslut av styrelsen eller styrelsens AU. [reviderad styr.möte 2/16].

Rätt till halv-/heldagsersättning gäller för styrelseledamot vid deltagande vid styrelsemöte fredagen före SVERAKs årsmöte [styrelsebeslut nr 2/09].


5. Funktionärsarvode

Verksamhetsåret avser perioden mellan ordinarie årsmöten och arvoden och ersättningar gäller från årsmöte till årsmöte [principbeslut 1983].

Funktionärsarvode utbetalas efter verksamhetsårets slut (vanligtvis under mars månad).


6. Utbetalning och förskott

För ändamålet avsedd blankett används som utbetalningsunderlag och sänds till SVERAKs kansli f.v.b. för attest.

Utbetalning av lön, arvode och ersättning sker vanligtvis den 24:e varje månad.

Kostnadsersättning
Betalningsunderlag ska ha inkommit till kansliet inom tre månader efter avhållen resa/aktivitet. Om betalningsunderlag inkommer senare än tre månader efter avhållen resa/aktivitet kan utbetalning ske först efter styrelsebeslut.

Generellt gäller att räkning som inkommer senare än sex månader efter avhållen resa/ aktivitet ej beaktas.

Förskott
Förskott kan erhållas för kostnader där det kan föreligga svårigheter att få erlägga betalning mot faktura. Redovisning av förskott ska ske inom 30 dagar efter slutfört uppdrag.


7. SVERAK-representation och uppdrag

Skriftliga rapporter och uppdragsbeskrivning
Det är av vikt att skriftliga rapporter inkommer från de personer som styrelsen utsett att representera i olika sammanhang.

För det fall SVERAK-funktionär representerar förbundet hos myndigheter och liknande instanser ska detta ske med uppdragsbeskrivning.

Generellt vid representation gäller:
SVERAKs styrelse beslutar och tilldelar uppdrag om representation.

Ersättning för resa och hotell utgår. Vid boende i dubbelrum (med en som ej är representant) utgår ersättning motsvarande enkelrum.

Representation under kattutställning (monterbemanning, SW och liknande)
Ersättning för mat utgår.

Om representant även agerar kattutställare bekostar förbundet hälften av uppkomna kostnader för resa, mat och hotell.

Förbundet betalar deltagande vid eventuell bankett vid SW.

SVERAKs representation vid FIFes Generalförsamling
Domares representation/deltagande vid domarseminarium (i samband med FIFes Generalförsamling)
Traktamente (ersättning för mat) utgår enligt Skatteverkets regler. Förbundet betalar deltagande vid FIFes galamiddag.


8. Deltagande vid SVERAKs årsmöte

Om avstånd till årsmöte är mer än 20 mil betalas övernattning fredag-lördag för det fall att årsmötet startar lördag förmiddag.

Generellt betalar SVERAK kost, logi och resa för årsmöteshelgen för:

  • Förbundsstyrelse
  • Ordinarie förtroendevalda revisorer
  • Revisorsuppleant - förutsatt att revisorsuppleanten inte är anmäld som delegat för klubb
  • Disciplinnämnd
  • Valberedningen - förutsatt att ledamot inte är anmäld som delegat för klubb
  • Anställd personal

Ekonomisk riktlinje [styr.möte nr 6/09]: Funktionärer, boende i samma stad där årsmötet äger rum, får själva välja om de vill ha bokat rum på hotellet eller om de väljer att ta exempelvis taxi till och från hotellet.

Årsmötesordförande, bisittare och sekreterare
För av årsmötet vald årsmötesordförande, bisittare och sekreterare betalar SVERAK kost den dag person agerar årsmötesfunktionär. Om samma person blir vald till uppdraget två dagar betalas övernattning (lördag till söndag).

Resan bokas och betalas av klubben om funktionär är årsmötes-delegat en av dagarna, i annat fall betalas resan av SVERAK.