- Kattförbundet SVERAK - http://www.sverak.se -

Allmänna rutiner

Allmänna rutiner



Utgående skrivelser

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 7/07

Enligt vedertagna rutiner ska samtliga handlingar, som är av sådan dignitet att de blir föremål till beslut eller som refereras till i ett protokoll, vara diarieförda. I protokoll ska ärendets diarienummer anges.

Enligt SVERAKs stadgar ska samtliga svar tillställas berörd part skriftligt för att vara giltigt. Enligt vedertagna rutiner ska samtliga avgående skrivelser sändas till SVERAKs kansli för diarieföring.

Utgående skrivelser som brev skrivs på SVERAKs brevpapper (med officiell adress som sidfot). I brevet ska referens till ärendets diarienummer tydligt framgå.

Utgående skrivelser som e-post sänds alltid med kopia till sverak@sverak.se och referens till ärendets diarienummer ska tydligt framgå.

All korrespondens till FIFe sänds via kansliet. FIFes sekreterare godtar inte handlingar som sänds från annan avsändaradress än från SVERAKs officiella (mao kansliet).


Diarieföring

Det är viktigt att handlingar är diarieförda. Det är kansliet som diarieför och det är på kansliet som förbundets historik förvaras.

Samtliga handlingar/skrivelser som inkommer SVERAKs kansli diarieförs alltså (registreras med ett unikt ärendenummer).

Den 1 januari 1996 startades ett ”nytt” diarie vilket innebar att ett ärende får samma diarienummer från start till slut. Diarienumret består i grunden av tre delar; ankomstår – avdelning – löpnummer.

Det innebär att det kan inkomma handling 2010 som erhåller exempelvis diarienummer 07-10-17:10. I exemplet ankom grundhandlingen 2007 och skrevs in i diariet första gången. Grundhandlingen erhåller inget kolonnummer medan däremot nästa handling i ärendet erhåller :2, handlingen därefter :3 och så vidare. I ovanstående exempel har det inkommit 9 handlingar efter ”starthandling”.

Genom att diarieföra på detta sätt kan man följa ett ärende och på ett enkelt se gången i det och vid behov enklare ta fram samtliga handlingar i det. Blir det ”hål” i denna kolonserie ger det en missvisande bild av hantering.


E-posthantering

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 8/05

Samma e-postfråga sänds ibland till flera instanser utan att först gå via kansliet, vilket kan medföra att flera olika personer i styrelse har fått den ovetande om att även andra erhållit identisk fråga.

Alla handlingar ska alltid skickas till kansliet för kännedom.


Avtal inom förbundet

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 5/06

Avtal med externa parter vid arrangemang i SVERAKs regi ska vara skriftliga och överenskomna i förväg. För förbundets del undertecknas avtalen av någon av förbundets teckningsberättigade personer (förbundsordförande och förbundsekonom).


Dispensärenden av Jordbruksverket

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13

Jordbruksverket har beviljat skriftlig dispens:

  • kansliet diarieför ärendet och besvarar frågeställaren direkt att dispens är beviljad enlighet med Jordbruksverkets beslut
  • styrelsen informeras vid nästkommande möte genom att dnr och ärendets art noteras under punkten ”Konfirmering av AU- och e-postbeslut.”

Övriga dispensärenden

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 3/13

  • Regelledamot får diarieförd dispensansökan via SVERAKs kansli
  • Regelledamot avgör vem i styrelsen (eller hela) som ska vara till hjälp för beredning
  • Efter beredning sammanställer regelledamot förslag till beslut och sänder detta till styrelsen (kopia SVERAKs kansli)
  • Styrelseledamot har angivet antal dagar att lämna synpunkter på dispensärendet. Uteblivet svar är att betrakta som acceptans på förslag till beslut
  • Slutligt svar sänds till SVERAKs kansli som distribuerar besked till frågeställaren
  • E-postbeslutet konfirmeras vid nästkommande styrelsemöte.

Förtroendevalds besked om entledigande

beslut SVERAKs styrelsemöte nr 2/05

Kutym har alltid varit att vid entledigande ska undertecknat besked inkomma till förbundet men när detta inte sker uppstår problem att hantera situationen och kan orsaka arbetsproblem inom styrelse. Styrelsen tar då skriftlig kontakt med berörd person.

Sker ingen respons inom rimlig tid efter första brevet sänds ytterligare brev, denna gång med mottagningsbevis. Status i ärendet sänds till nästkommande styrelsemöte för beslut om berörd person ska betraktas som entledigad.